充分利用遠程會議並避免會議倦怠
虛擬會議在一天開始時還算不錯，但是當它們在一天中不斷增加時，可能會給員工帶來困難。 精神迷霧、精神疲勞、缺乏創造力和注意力都太普遍了，部分原因是在線會議太多。 值得慶幸的是，員工和經理可以通過多種方式從遠程會議中獲得更多收益，並避免長期的會議倦怠。
充分利用遠程會議
提示 1：正確準備和呈現
沒有什麼比一場可能很棒但最終變得乏味且毫無成效的會議更糟糕的了。 人們注意力不集中，參與度低，演示者必須多次重複自己的話。 確保小東西得到照顧； 在團隊的在線日曆上共享正確的鏈接，並確保每個人至少都知道這次會議。 管理者可以輕鬆地通過 Slack 或其他通訊方式發出提醒，告知團隊成員 會議 一小時後開始。
關於演示，經理和員工可以通過優先考慮觀眾參與度來確保觀眾在精神上在場。 對於領導或促進會議的人來說，向特定的人提問可能很有用。 考慮詢問團隊成員是否可以在會議期間以較小的方式參與。 即使他們可能只說一兩分鐘，也可以讓他們在發表評論之前和之後保持專注，從而在整個會議期間更加專注。
主持人和主持人可以做出的另一個小改變是為了團隊的利益調整自己的節奏。 當演示者每分鐘講一百萬英里時，團隊成員就更難理解他們，因此，他們更有可能走神。 會議結束後，演示者還可以單獨向團隊成員發送消息，並獲得他們對會議整體要點的反饋。
團隊成員的偏好和參與程度各不相同，因此獲得團隊的反饋將幫助您成為更好的團隊演示者。
提示#2：擺脫干擾。
多於 50% 的人在會議期間執行其他非生產性任務，例如查看電子郵件和查看手機。 大約 40% 的人瀏覽社交媒體，其中一些人在網上沖浪，而另一些人則在做白日夢。 在遠程環境中，您無法完全控制員工的行為，而且很難判斷團隊成員何時在互聯網上查看其他內容。 事實上，一些員工承認在會議期間玩電子遊戲。 為了解決這個問題，請嘗試培養一種優先考慮會議的文化。 鼓勵團隊成員在加入會議時進行“關閉標籤的儀式”。
提示 #3：對會議有選擇性
會議並不總是必要的，有時組織會安排團隊會議，這可能真的是一封電子郵件，甚至是一條 Slack 消息。 哈佛大學的一項研究發現，大約 70% 的會議會阻止員工從事富有成效的工作。 該研究還發現，當召開的會議數量減少 40% 時，員工的工作效率提高了 71%。
哈佛商學院 建議管理人員通過對會議更有選擇性來縮減會議規模。 他們只建議“在絕對必要時舉行會議。 這通常包括審查已發生的工作（哪些有效或無效以及原因），澄清和驗證某些內容（政策、團隊目標等）”或“在您的團隊中適當地分配工作”。
即使需要開會，也一定要只邀請對會議和團隊追求的目標絕對必要的團隊成員。 HBR 還建議管理者可以鼓勵團隊成員標記或取消會議，如果這些會議沒有充分利用他們的時間。
Owl Labs 為經理或任何可能需要開會的人創建了一個問題列表。 他們建議的第一個問題是詢問事情是否緊急或時間敏感。 如果事情緊急且重要，如果您不一定需要他們的意見，請考慮先在 Slack 上向團隊成員發送消息。 如果有一個問題絕對需要其他團隊成員的意見，最好召集所有人開會，
提示#4：保持會議簡短
更短的會議有助於員工更多 富有成效的 總的來說，但是管理者如何才能縮短會議時間呢？ 如上所述，限制會議中團隊成員或個人的數量可能是有益的，特別是對於縮短會議時間。 經理可以採取的另一種策略是為不同的團隊成員分配會議角色。
管理者也可以考慮縮減開會時間，將需要的內容安排到時間集中。 例如，將一小時的會議縮短為 45 分鐘，或將 30 分鐘的會議縮短為 15 分鐘。
提示 5：刷新您的想法。
吸氣、呼氣，然後將注意力轉移到身心健康上。 現在可以在線訪問引導呼吸方法，使用戶能夠在會議之間甚至會議期間休息一下。 此外，為了幫助您感覺更自在，可以考慮在您的辦公桌周圍放一些小東西來幫助您放鬆。 這可能是一株室內植物或您另一半的照片之類的小東西，但它可以產生很大的不同。
最後，走出去是提神醒腦的好方法。 讓一些新鮮空氣和陽光照射在你的皮膚上可以幫助人們在回到辦公桌後整體上更加警覺和精神煥發。 這可以只是在前廊坐一會兒，在後院閒逛，或者在附近散步。 步行也不必很長時間才能有效； 15 分鐘足以讓員工重新振作起來。
技巧 6：為會議創建一個區域
遠程工作時，設置專門的會議空間具有許多顯著優勢。 它首先提高了專業水平和生產力。 專門為會議預留的地點有助於營造更正式、更集中的環境。 參與者可以更成功地積極參與會談，通過消除乾擾和提供專業環境來改善溝通和決策。
其次，指定的會議空間可以顯著提高在線互動的水平。 它使人們能夠安排理想的照明、佈置和音頻設備，以保證有效的溝通。 如果充足的照明和正確的攝像頭角度可以提高理解力和參與度，則與會者可以在會議期間更有效地傳達非語言提示。 此外，通過降噪技術或隔音技術提高音頻質量有助於降低背景噪音並保證與會者可以清楚地聽到彼此的聲音。
特定的會議空間也促進了工作與生活的和諧。 當會議在指定地點舉行時，在工作和個人生活之間劃清界線會更簡單。 人們可以通過身體進出會議地點，在心理上在他們的專業和個人角色之間切換。 這種劃分減少了一直處於工作心態的傾向，並使會議期間更加專注和存在，從而提高了生產力並增強了總體幸福感。
提示 7：避免會議倦怠是團隊的努力
防止會議倦怠需要共同努力，而不僅僅是個人責任。 團隊應該通過承認會議對團隊成員的生產力和幸福感的累積影響來合作設計減少倦怠和營造健康工作環境的程序。
首先，團隊有效溝通和合作的能力至關重要。 團隊成員應公開討論會議的頻率、長度和目的以及其他偏好。 團隊可以減少會議的總數，並通過協作決定每次會議是否必要來確保僅涵蓋重要主題。 這可以防止浪費時間，從而導致倦怠。
團體可以積極鼓勵有效的會議程序。 每次會議都需要建立明確的目標、議程和可以實施的產出。 通過採用這些指導方針，團隊成員可以在會議期間專注於任務並保持高效，減少浪費在旁白話題或無意義對話上的時間。 通過推廣使用簡化溝通的技術和工具，包括協作平台或共享文檔，可以更有效地舉行會議。
在會議方面，團隊也可能採取靈活的立場。 團隊成員可以使用 異步通信 非緊急談話的渠道，例如電子郵件或項目管理軟件，因為他們知道並非所有討論都需要同步溝通。 團隊可以通過擁抱靈活性並使人們能夠很好地管理他們的時間來減輕會議的整體壓力並讓人們更好地控制他們的日曆。
秘訣八：改變飲食
保持均衡飲食對於防止虛擬會議疲勞至關重要。 適當的飲食可以促進整體健康，並為您提供完成長時間訓練所需的活力和注意力。 這裡有四種均衡飲食可能有助於防止工作場所倦怠的方法。
首先，吃富含營養的食物有助於維持認知功能和大腦健康。 如果您選擇富含水果、蔬菜、全麥、瘦肉和健康脂肪的均衡飲食，您的身體將獲得重要的維生素、礦物質和抗氧化劑。 得益於這些營養素，您可以在虛擬會議期間保持專注和參與，這也有助於增強記憶力和注意力，降低您精疲力竭的風險。
均衡的飲食還有助於通過幫助維持穩定的血糖水平來維持全天的能量水平。 來自全穀物、豆類和蔬菜的精益蛋白質和復合碳水化合物可以為您提供持續的能量供應。 這通過防止能量崩潰並幫助您在整個背靠背會話中保持注意力和生產力來減輕倦怠帶來的精神疲勞。
圖片來源：Pexels； 科隆兄弟； 謝謝你！
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